Moeiteloos & Gratis Gmail koppelen aan CRM

Herken je dat ook, dat je een gesprek met een oude relatie hebt en je nog maar vlagen weet van wat je ooit besproken hebt? Je snapt al wel dat een CRM daar een goede oplossing voor kan zijn.

Maar dan: Je hebt het heel erg druk met je business en daarnaast veel leuke gesprekken met klanten. Daardoor vergeet je vaak de contacten in je CRM te zetten en de informatie er bij te noteren.
Herkenbaar?

Gemakkelijk bijhouden

De oplossing is relatief eenvoudig: Kies een CRM dat probleemloos met je Contacten synchroniseert. Ja natuurlijk zul je zeggen! Maar dat is toch complex om in te stellen?
Zo ongeveer vijf jaar terug was dit een grote uitdaging en behoorlijk kostbaar om te realiseren. Zelfs tot twee jaar geleden lukte dit nog niet probleemloos.

Complex

Synchronisatie (uitwisselen van contacten tussen systemen) is een zeer ingewikkeld proces.
Alhoewel er veel online CRM systemen zeggen het te kunnen blijken er maar weinig systemen te zijn die dit foutloos kunnen. En als het fout gaat zijn de consequenties niet te overzien: Verlies van gegevens of een enorme vervuiling er van.

Nu wel mogelijk (Gratis!)

Tegenwoordig zijn er een aantal CRM systemen waarbij de synchronisatie van contacten wel goed verloopt! Ik zal niet alle CRM systemen noemen, maar geef hier het meest voordelige en eenvoudige voorbeeld: Gmail/Outlook in combinatie met Yoxel sync en het CRM systeem Highrise. (Mocht je andere optie en mogelijkheden willen bespreken, neem dan hier contact met me op)

Hoe in te stellen?

Ik ga er even vanuit dat je al een Gmail of Google Apps account hebt. Dan dien je nog de volgende accounts aan te maken:
– Highrise (Het CRM systeem waar je gemakkelijk klant informatie in kan bijhouden)
– Yoxel.com (de dienst die de koppeling legt tussen Google Contacts en Highrise.

Als je deze accounts aangemaakt hebt is het belangrijk dat je de drie accounts goed instelt.

Google Contacts (als onderdeel van Gmail of Google Apps)

Het is handig om hier groepen aan te maken. Anders worden alle contacten met het CRM gesynchroniseerd wat vaak niet gewenst is. (in de gratis versie van yoxel kunnen dat er maximaal 250 zijn). Deze groepen zorgen er tevens voor dat je personen kan indelen naar bijvoorbeeld klant en prospect. De groepen zijn ook terug te vinden in Highrise.

Highrise

Hier zijn geen essentiele instellingen vereist voor de synchronisatie. Wel is het aan te raden is naar de instellingen te kijken voor het activeren van een aantal geavanceerde functies.

Yoxel

Zorg ervoor dat je Gmail en Highrise toevoegt door op de knop ‘Add Service’ te klikken. Daarna de instructies op het scherm volgen. Na het toevoegen van deze services dien je ze te configureren. Klik daarvoor op ‘Contact Sync Configuration’. Je kan het bijvoorbeeld instellen zoals op de screenshot hieronder is te zien.

Daarna kun je synchroniseren, door op ‘Sync Now’ te klikken.

Mocht je er niet uit komen om deze CRM synchronisatie met Gmail in te stellen, dan help ik je graag! Neem hier contact met me op.